Hoy es un día muy especial para Internet, y no nos referimos a la celebración del April Fool’s Day, sino a la del décimo aniversario de Gmail.
A pesar de que en un inicio el correo de Google estaba pensado para los trabajadores de la compañía, el 1 de abril del 2004 los de Moutain View decidieron abrir su plataforma al público. Primero el acceso se hizo por medio de invitaciones, hasta que poco a poco Gmail comenzó a desviar la atención de otros servicios de e-mail como Hotmail.
10 años han pasado desde su lanzamiento y hoy Gmail ya no sólo es el correo favorito de los nerds, sino uno de los más usados en el mundo. Más de 425 millones de personas utilizan este servicio, así que se trata de una las piezas vertebrales de Google.
Con motivo de este aniversario hemos reunido 10 de los trucos más útiles de Gmail, así que podrás celebrarlo con una bandeja de entrada digna de un experto.
1. Correos no leídos
Quizás suene a una tontería pero cuando uno está en medio de una vorágine de mensajes, puede resultar muy difícil encontrar en qué página de Gmail están esos 10 o 20 mails que se quedaron sin leer hace un mes. Si quieres encontrar rápidamente todos tus correos no leídos y ponerte al día, sólo debes ingresar “is:unread” en el cuadro de búsqueda para filtrar todo lo que no has podido leer.
2. ¡No envíes eso!
¿A quién no le ha pasado? Presionas el botón de “enviar” y de pronto te das cuenta que algo está mal. En esos casos, lo único que queda por hacer es mandar una disculpa, a menos que tengas activada esta función.
Gmail cuenta con algunas funciones experimentales que pueden encontrarse en el apartado de Labs, dentro de la página de Configuración (icono del engrane en la parte superior derecha). Ahí se pueden hallar algunas características especiales como “Deshacer Enviar”, la cual activa un retraso de unos segundos para que cada vez que envíes un correo tengas tiempo de cancelarlo en caso de que tenga algún error.
3. Respuesta automática
¿Estás a punto de irte de vacaciones y no podrás responder? Calma, la solución a tus problemas es enviar respuestas automáticas con mensajes predefinidos. Lo puedes hacer desde Configuración > General > Respuesta automática, donde incluso puedes indicar el periodo de tiempo durante el cual quieres que se devuelva este correo a todo aquél que trate de contactarte.
4. Usa las estrellas
Todos los mensajes de Gmail tienen del lado izquierdo un icono muy interesante: la estrella. Este símbolo sirve para marcar correos urgentes, y lo mejor de todo es que viene en varios colores y formas.
En la sección de Configuración > General > Estrellas se encuentran todos los tipos de estrellas que existen, y pueden ser realmente útiles para distinguir rápidamente entre varios tipos de mails urgentes o importantes. Lo único que debes hacer es escoger los iconos que quieres usar, para luego en tu bandeja dar clic sobre el símbolo hasta encontrar el tipo de estrella con el que quieras distinguir el mensaje.
5. Múltiples cuentas
Si tienes varias cuentas de correo en Gmail tal vez te dediques a salir y entrar de una a otra para revisar tus mensajes. Sin embargo, existen varias formas de tener todas tus cuentas abiertas en la misma ventana del navegador y una de ellas la puedes encontrar en el propio servicio.
Basta con ir a tu foto de perfil que se encuentra en el lado superior derecho de la pantalla de Gmail, dar clic sobre la imagen y en el menú que se despliega seleccionar la opción de “Agregar cuenta”. Ahora sí, cada vez que quieras ver los mensajes de otra cuenta de forma simultánea, sólo debes dar clic sobre tu foto y seleccionar el correo que quieras ver para abrir otra pestaña en el navegador.
6. Filtros, puros filtros
Aunque se trata de una de las herramientas más conocidas, no todos recurren a ella. Los filtros sirven para automatizar tareas y ahorrar tiempo, ya que el usuario puede programar acciones para los mensajes de acuerdo a criterios específicos como el remitente, el asunto, las palabras incluidas en el mensaje o si contiene algún archivo adjunto.
Para crear un filtro hay que hacerlo desde Configuración > Filtros, donde uno puede elegir las variables a tomar en cuenta y las acciones a realizar, como reenviar un correo, borrarlo o clasificarlo de alguna forma.
7. Etiquetas
Las etiquetas son muy útiles cuando se quiere organizar la bandeja de entrada, ya que se puede asociar una o varias cuentas de correo con una misma etiqueta. Esto sirve para tener una especie de “mini bandejas” en las que puedes ver todos los mensajes relacionados con un mismo tema.
Si quieres crear una etiqueta nueva puedes hacerlo desde Configuración > Etiquetas. Luego, seleccionas uno o más correos y en el icono de “Agregar la etiqueta” lo incluyes en la mejor te convenga. Al mezclar esta función con los filtros, puede convertirse en un combo ganador.
8. Listas de tareas
Tal vez no lo sepas, pero Gmail también incluye una función de Tareas o to-dos. Ésta se encuentra debajo en el menú de “Gmail” que está en la parte superior izquierda de la pantalla, ahí uno puede ver y agregar listas de tareas sin necesidad de abrir otra aplicación.
9. Chat del lado derecho
Cuando tienes una gran lista de contactos en el chat de Gmail (ahora llamado Hangouts) sabes lo importante que es el espacio, por ello en ocasiones resulta difícil encontrar algún usuario o conversación debajo de todas las etiquetas y categorías. Gracias a la función “Chat a la derecha” que se encuentra en Labs, puedes tener toda tu lista en una sola columna, así tu chat tendrá el lugar que se merece dentro de la ventana.
10. Google Calendar
Para que no te pierdas ninguna cita, Gmail te permite añadir un “Gadget de Calendario de Google” desde el apartado de Labs. Así, tendrás una lista con tus próximos eventos sin necesidad de salir de tu correo, donde podrás añadir nuevos elementos directamente desde el recuadro.
